EGM veya SEDDK her yeni bir raporlama yükümlülüğü açıkladığında, aynı toplantı odalarında hep aynı konuşma yaşanır. Biri teknik şartnameyi çıktı alır. Bir başkası kaç haftamız olduğunu sorar. Bir proje yöneticisi Gantt şeması hazırlar. IT ekstresi kapsamlandırır. Raporlama gönderimi kapsamlandırır. Herkes zamanın dar ama yapılabilir olduğunda hemfikir olur.
Sonra iş başlar ve iki hafta içinde proje sessizce son tarihle ilgili olmaktan çıkıp arkeolojiye dönüşür.
Görünen iş, asıl iş değildir
Bir düzenleyicinin şemasına uyan XML veya XBRL dosyası üreten bir veri hattı kurmak zor değildir. Dönüşüm mantığı deterministiktir. Gönderim kanalı belgelenmiştir. Doğrulama kuralları yayımlanmıştır. Yetkin bir ekip bunu bir sprint içinde bağlayabilir.
Aylar süren şey, kimsenin kapsamlandırmadığı kısımdır: düzenleyicinin istediği verinin ilk baştan yakalanıp yakalanmadığını, yakalandıysa düzenleyicinin sandığı anlama gelip gelmediğini çözmek.
Son birkaç yılda Türk sigorta ve emeklilik sektöründen somut örnekler:
- Yeni bir alan, poliçenin hangi kanal üzerinden satıldığını istiyor. Ana sisteminiz bunu on bir yıldır serbest metin acente kodu olarak saklıyor. Bu kodların yarısı artık var olmayan aracılara ait. Broker, bancassurance ve direkt satış ayrımı hiç normalize edilmedi, çünkü iç raporlama bu ayrıma hiç ihtiyaç duymadı.
- Bir düzenleyici, ürün konfigürasyonunuzun hiç zorunlu tutmadığı bir kırılımda, teminat türüne göre prim dağılımı istiyor. Veri teknik olarak orada, ama üç farklı ürün jenerasyonuna yayılmış; her birinin kendi kodlama kuralları var ve eşleştirme tablosu emekli olmuş bir analistin gelen kutusunda duruyor.
- Sınır ötesi bir raporlama gerekliliği, poliçenin başlangıcındaki nihai yararlanıcının ikamet ülkesini istiyor. Elinizde güncel UBO ülkesi var. Tarihsel UBO ülkesi yok, çünkü her KYC yenilemesinde alanın üzerine yazıyorsunuz.
Bu vakaların her birinde veri hattı işi iki hafta sürdü. Veri yeniden inşası dört ila yedi ay sürdü.
Boşluk, düzenleme var olmadan yıllar önce oluşturuldu
Regülasyon uyumunu yapısal olarak sefil kılan şey tam da budur: eksiklik, on yıl önce, kimsenin sormadığı bir boyutu koruma nedeni olmayan ürün yöneticileri ve sistem mimarları tarafından çoktan sabitlenmiştir.
Veri modelleri, tasarlandıkları zamanda sorulan sorular için optimize edilir. 2014 tarihli poliçe yönetim sisteminiz sağlık ek teminatının beş alt türünü birbirinden ayırt etmediyse, onun üzerine kurulan hiçbir ETL veya veri gölü bu ayrımı geriye dönük olarak üretemez. Çıkarım yapabilir, yaklaşık değer verebilir, komşu alanlardan geri doldurabilirsiniz — ama hiçbir zaman kaydedilmemiş bilgiyi kurtaramazsınız.
Düzenleyiciler ise umursamaz. Alanı isterler ve "tarihsel sistemimiz bunu yakalamadı" kabul edilebilir bir yanıt değildir. Sonuçta şirketler üç şeyden birini yapmakla kalır:
- Savunulabilir ama temelde yeniden inşa edilmiş bir değer üreten karmaşık çıkarım mantığı kurmak
- Null raporlamak ve tarihsel kapsam konusunda düzenleyiciyle müzakere etmek
- Son tarih geldiğinde çıkarım motoru hazır olmadığı için sessizce hatalı raporlamak
Üçüncü seçenek, kimsenin itiraf ettiğinden daha sık yaşanır.
Neden her firma aynı hatayı tekrarlıyor
Çünkü uyum bütçesi, teknik şartnameyi okuyan kişi tarafından yazılır; veriyi bilen kişi tarafından değil. Şartname elli sayfalık alan tanımları ve doğrulama kurallarıdır. Bir yazılım problemi gibi okunur. Dolayısıyla bir yazılım problemi olarak tahmin edilir.
Size policy_channel alanının 2018 çekirdek göçünden beri güvenilmez olduğunu söyleyebilecek kişi, kapsamlandırma toplantısında olmayan kıdemli bir analisttir. product_code_v2'nin product_code_v3 ile hiçbir zaman tam olarak uzlaştırılmadığını bilen kişi iki kat aşağıda çalışır ve başka bir direktöre raporlar. Bir regülasyon yükümlülüğünü doğru kapsamlandırmak için gereken kurumsal hafıza, kendilerine sorulmayan insanlara dağıtılmıştır ve kimsenin aramadığı yerlerde belgelenmiştir.
Bu yüzden tahmin her zaman aynı katsayıyla yanlıştır. Ekip yetersiz olduğu için değil, kapsamlandırma sorusu yanlış çerçevelendiği için. Soru "veri hattını kurmak ne kadar sürer" olmamalı. "Düzenleyicinin istediği alanların var olduğuna, zaman içinde tutarlı biçimde yakalandığına ve düzenleyicinin sandığı anlama geldiğine ne kadar eminiz" olmalı.
Gerçekten işe yarayan
Acıyı kısaltan, ekiplerin sürekli yeniden öğrendiği değil de işe yaradığını gördüğüm birkaç uygulama:
- Projeyi kapsamlandırmadan önce bir veri denetimi yapın. Yeni şartnamedeki her alan için üç soruyu yanıtlayın: bu bizim sistemlerimizde var mı, düzenleyicinin istediği tarihsel pencere boyunca tutarlı biçimde yakalandı mı ve bizim tanımımız onlarınkiyle örtüşüyor mu. Bu denetim bir hafta sürer ve aylar kazandırır.
- Tarihsel boşlukları ayrı bir iş kolu olarak ele alın. Yeniden inşa, çıkarım ve geriye doldurma veri hattı işi değildir. Denetçiler soracağı için kendi sahibine, kendi onayına ve kendi belgeleme izine ihtiyaç duyarlar.
- Yeniden inşa mantığını gönderim öncesinde belgeleyin. Düzenleyici on sekiz ay sonra dönüp belirli bir poliçenin neden belirli bir kanal sınıflandırmasına sahip olduğunu sorduğunda, kuralı açıklayabilmeniz gerekir. "Acente kodu önekinden çıkardık" savunulabilir bir yanıttır. "Hatırlamıyorum" değildir.
- Yapabildiğiniz yerde geriye dönük kapsama itiraz edin. Bazı düzenleyiciler, erken davranırsanız tarihsel alanlar için bir kesim tarihi kabul edecektir. Son tarihten iki hafta önce vakayı sunarsanız hiçbiri kabul etmez.
- Henüz var olmayan regülasyonlar için bugünden boyutsal bütünlüğe yatırım yapın. Bir sonraki yükümlülük geliyor. Onun isteyeceği alanlar, ürün tasarımı ve sistem mimarisi konusunda bu çeyrekte verdiğiniz kararlarda zaten yakalanıyor — ya da yakalanmıyor.
Rahatsız edici sonuç
Regülasyon uyumu bir proje yönetimi problemi değildir. İç raporlamanızın hiç talep etmediği bir şeyi üretmeye dış bir taraf sizi zorladığında görünür hale gelen bir veri yönetişimi problemidir. Her yeni yükümlülük, yıllar önce, sonunda kendilerinden ne isteneceğini bilmesine imkân olmayan insanlar tarafından verilmiş kararlar üzerinde bir stres testidir.
Bunu iyi yöneten firmalar, en iyi veri hattı mühendislerine sahip olanlar değildir. Tarihsel veri modellerini faiz biriktiren bir yükümlülük olarak ele alan ve bugün yakalamamayı seçtikleri her alanın, gelecekteki kendileri için planladıkları bir yeniden inşa projesi olduğunu anlayan firmalardır.